ఏదైనా విషయాన్ని ఎదుటి వ్యక్తికి వ్రాతపూర్వకంగా తెలుపడానికి రాసే లెటర్ల‌కు కాలం చెల్లిపోయింది. ప్రస్తుతం ఇ-మెయిళ్ల హవా సాగుతోంది. ఉద్యోగ కోసం దరఖాస్తు చేసుకోవడం నుంచి ఆఫీసుల్లో ప్రతి విషయాన్ని ఇంటర్నెట్‌లో మెయిళ్ల ద్వారానే సంభాషిస్తూ వస్తున్నారు. ఇటువంటి మెయిళ్లను పంపే సమయంలో కొన్ని జాగ్రత్తలు పాటించాలి. చాలా మంది ఎస్సెమ్మెస్, వాట్సాప్‌లలో భాషను కుదించి, కొత్తగా రాస్తున్నారు. అలాంటి పొట్టి భాషను పెద్ద వాళ్ళకు మెయిళ్లు పెట్టేప్పుడు వాడకూడదు.
సాధ్యమైనంత వరకూ ఎదటివారిని గౌరవిస్తూ వాళ్లకి అర్థమయ్యేలా వివరాలు రాయాలి. పని తీరునీ, వ్యక్తిత్వాన్నీ మెయిల్ రాసిన విధానం చూసి కూడా ఎదుటి వారిని అంచనా వేస్తారన్న విషయం గమనించాలి. ఎవరికి ఉద్దేశించి మనం సమాచారం పంపుతున్నామో వాళ్లకి చెప్పాల్సిన విషయాన్ని సాగదీయకుండా సూటిగా, స్పష్టంగా వివరించాలి.
మన మెయిల్ చదవడానికి ఎదుటివాళ్ల సమయం వృథా కాకుండా చూసుకోవడం ముఖ్యం. మీ తిరుగు సమాధానం కోసం ఎదురు చూస్తూ అన్న మాటలు ప్రయోగించకపోవడం మంచిది. మెయిల్ చేసే సమయంలో ఏ మాత్రం అజాగ్రత్తగా వ్యవహరించినా ఒక అక్షరం తేడాతో పదాల అర్థాలు మారి ఇబ్బందులు తలెత్తే ప్రమాదం లేకపోలేదని గుర్తించాలి.
అందుకే సమాచారం రాసిన తరవాత కంగారు పడకుండా ఒకసారి క్షుణ్ణంగా చదువుకోవాలి. అదే సమయంలో అక్షరాలన్నీ ఒకే పరిమాణంలోను, చూసేందుకు నీట్‌గా, పొందిగ్గా ఉండే ఫాంట్‌నే ఎంపిక చేసుకోవాలి. ఈ విధమైన మెయిళ్లలో పేర్లకు ముందూ వెనకా అదనపు బొమ్మలూ, ఇంకేవైనా క్లిపార్ట్స్ లాంటివి పెట్టకూడదు. అక్షరాలూ, అభ్యర్థనలు మాత్రమే ఉండాలి. ఒక వేళ మెయిల్ పంపాక తిరిగి సమాధానం రాకపోతే పదే పదే పంపడం కూడా సరికాదు. కొంత కాలం చూసి ఫోన్‌లో సమాచారం తెలుసుకుంటే సరిపోతుంది.